Vedtægter

Vedtægter…det formelle

1: Navn: Kulturråd Lolland

2: Formål

Stk. 1: Kulturråd Lolland arbejder for et aktivt kulturliv i Lolland Kommune i henhold til kommunens Kultur- og Fritidspolitik.

Stk. 2:  Kulturrådet tilstræber en mangfoldighed i kulturelle udbud og demografi.

3: Kulturråd Lollands opgaver

• Kulturrådet bidrager til at skabe overblik, synliggøre og koordinere igangværende og nye kulturelle aktiviteter.
• Kulturrådet samarbejder med kulturelle foreninger, institutioner, interessegrupper og enkeltpersoner og kan agere talerør og sparringspartner for disse ifm. udvikling af kulturaktiviteter og kulturlivet i Lolland Kommune generelt.
• Kulturrådet er til rådighed som høringsorgan overfor det politiske udvalg ift. kulturprojekter, uddeling af midler til kulturelle tiltag, eventuelle fremtidsplaner for kulturen i Lolland Kommune.
• Kulturrådet virker for et lokalt og varieret kulturliv for borgere, besøgende, gæster, turister og globetrottere i alle aldre i Lolland Kommune og orienterer sig bredt mod de forskellige genrer som teater, billedkunst, musik, film, litteratur mv.
• Kulturrådet samarbejder med Lolland Kommune om tilrettelæggelsen af den årlige kulturkonference med størst muligt input fra aktører, og stiller sig til rådighed ifm. afholdelse af velkomstarrangementer for tilflyttede borgere.

4: Organisation

Stk. 1: Kulturråd Lolland består af repræsentanter fra kulturelle, frivillige foreninger, interessegrupper og enkeltpersoner, som er hjemmehørende i Lolland Kommune og som kan tilslutte sig Kulturråd Lollands formål. Foreninger med et kommercielt formål og organisationer med tilknytning til politiske partier kan dog ikke optages. Medlemmer til Kulturrådets Repræsentantskab optages via skriftlig anmodning til Kulturråd Lollands godkendelse. Medlemskab af Kulturråd Lollands Repræsentantskab er kontingentfrit.

Stk. 2. Kulturråd Lollands Bestyrelse består af minimum 5 medlemmer og maksimalt 11 medlemmer. Det tilstræbes, at Kulturrådet med tiden er genremæssigt og geografisk repræsentativ.

Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i november måned, fx ifm. den årlige kulturkonference. Der indkaldes med mindst en måneds varsel via mail til medlemmer af Repræsentantskabet, dagspresse og Lolland Kommunes hjemmeside.

Stk.  3: Dagsorden for generalforsamling:

1. Valg af dirigent
2. Formandens beretning
3. Fremlæggelse af Kulturrådets regnskab
4. Behandling af indkomne forslag
5. Forslag til kommende års arbejdsprogram
6. Valg af bestyrelse
   • Valg af formand (ulige år)
   • Valg af øvrige bestyrelsesmedlemmer (halvdelen i lige år og halvdelen i ulige år)
   • Valg af 2 suppleanter til bestyrelsen – vælges for et år ad gangen
   • Valg af revisor og 1 suppleant – vælges for et år ad gangen
7. Evt.

Kulturrådet afholder derudover uformelle netværksmøder for Repræsentantskabet efter behov.

Indkomne forslag fremsættes skriftligt og skal være Kulturrådets Bestyrelse i hænde senest 14 dage før repræsentantskabsmødet.
Beslutning på generalforsamlingen sker ved simpelt flertal. Såfremt en repræsentant anmoder herom, skal afstemning foregå skriftligt. En lovlig indkaldt generalforsamling er beslutningsdygtig uanset antallet af fremmødte. Ved få tilmeldinger, kan Kulturrådet foreslå ny mødedato med fire ugers varsel. Dagsorden og referat fra den årlige generalforsamling er tilgængeligt på Lolland Kommunes hjemmeside.

Stk. 4: Valg til Kulturråd Lolland foregår i på generalforsamlingen, fx i forbindelse med den årlige kulturkonference. Første valg foregår i 2025.

Stk. 5: Valget annonceres ifm. indkaldelse til den årlige generalforsamling dvs. med mindst en måneds varsel og synliggøres via mail til medlemmer, dagspressen og via Lolland kommunes hjemmeside.

Stk. 6: Medlemmer af Kulturråd Lolland vælges for 2 år. Formanden vælges direkte af Repræsentantskabet for 2 år. Øvrige medlemmer vælges med halvdelen i lige år og øvrige i ulige år. En forening har én stemme, og der kan ikke benyttes fuldmagt.

Stk. 7: Kulturråd Lolland konstituerer sig senest 15 dage efter valget med formand, næstformand, kasserer og sekretær for hele valgperioden. Formand, næstformand og kasserer tegner Kulturrådet og udgør hermed forretningsudvalget.

Stk. 8: Kulturråd Lolland udarbejder og fastsætter selv sin Forretningsorden. Dagsordener og referater sendes til Kultur- og Fritidssekretariatet i Lolland Kommune.

Stk. 9: Kulturråd Lolland kan nedsætte arbejdsgrupper, hvor ekstern viden kan inddrages, men disse kan ikke selvstændigt agere på vegne af kulturrådet og Lolland Kommune.

5: Ekstraordinær generalforsamling

Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af Kulturråd Lolland og skal indkaldes, når mindst en femtedel af foreningens stemmeberettigede medlemmer skriftligt over for kulturrådet fremsætter krav herom med angivelse af det emne, der kræves behandlet.

6: Vedtægtsændringer

Ændringer af vedtægterne kan vedtages på en ordinær generalforsamling, når forslaget er indsendt til tiden og mindst 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede stemmer for forslaget.

Vedtægterne skal endeligt godkendes i Fritids -Kultur -og Folkesundhedsudvalget

7: Økonomi:

Stk. 1: Kulturråd Lolland tildeles et årligt beløb på op til 25.000 Kr. til udgiftsposter relateret til Kulturrådets arbejde, herunder mødeaktiviteter.

Stk. 2: Kulturråd Lolland etableres med CVR nummer og egen bankkonto.

8: Samarbejde

Stk. 1: Kulturråd Lolland lægger vægt på at have et konstruktivt og positivt samarbejde til gavn for borgere i Lolland Kommune.

Stk. 2: Kulturråd Lolland mødes en gang årligt med Fritids-, Kultur- og Folkesundhedsudvalget.

Stk. 3:Kulturråd Lolland fremsender én gang årligt status samt regnskab til det politiske fagudvalg til dennes orientering og evaluering.

9: Vedtægterne

Stk. 1: Vedtægterne for Kulturråd Lolland træder i kraft efter vedtagelse i Lolland Kommunes Fritids-, Kultur- og Folkesundhedsudvalg.

10: Kulturrådets nedlæggelse

Stk. 1: Kulturråd Lollands opløsning kan finde sted efter politisk beslutning eller via forslag til Repræsentantskabet og efter vedtagelse på generalforsamling, hvor mindst 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede stemmer for forslaget.

***

Forretningsorden…det i det daglige

§ 1 Kulturrådets organisering og opgavefordeling

Stk. 1: På Repræsentantskabsmødets Generalforsamling bliver forperson for Kulturråd Lolland valgt direkte. Undtaget for perioden 2023/2025, hvor forperson blev valgt på konstitueringsmøde den 15/6 2023. 

På første møde umiddelbart efter Repræsentantskabets Generalforsamling defineres og fordeles posterne som næstforperson og de øvrige bestyrelsesposter. Mødet ledes af forpersonen.

Stk.2: På første Bestyrelsesmøde, som holdes efter Repræsentantskabsmødet/Generalforsamlingen, fremlægges forretningsordenen, og der tages stilling til, om forretningsordenen skal ændres eller godkendes i den foreliggende form. Bestyrelsen kan til enhver tid vedtage ændringer til forretningsordenen.

Stk. 3: Der nedsættes et Forretningsudvalg som består af Forperson, Næstforperson og Kasserer. Forretningsudvalget har den daglige ledelse af Kulturråd Lolland og tegner Kulturråd Lolland.

Stk. 4: Bestyrelsen træffer afgørelse i alle sager vedrørende foreningens forhold. Dette gælder dog ikke for sager, der efter vedtægterne skal afgøres af Repræsentantskabet eller af anden grund afgøres af Repræsentantskabet.  

Stk. 5: Alle bestyrelsesmedlemmer er forpligtet til at tilstræbe opfyldelse af Kulturråd Lollands formål og skal virke til gavn for Kulturråd Lollands interesse inden for den ramme, som vedtægterne og Repræsentantskabet udgør.

Forpersonens hovedfunktioner: 

• Tegner Kulturråd Lolland sammen med de 2 øvrige medlemmer af Forretningsudvalget.
• Udarbejder årsberetning til Lolland Kommune som godkendes af Bestyrelsen. 
• Afgiver beretning på Repræsentantskabsmødet.
• Udarbejder dagsorden til bestyrelsesmøder i samarbejde med næstforperson og kasserer.
• Fungerer som mødeleder.
• Sikrer budgetoverholdelse.
• Varetager kontakt til Lolland Kommune og pressen.

Næstforpersonens hovedfunktioner: 

• Tegner Kulturråd Lolland sammen med de 2 øvrige af Forretningsudvalget. 
• Overtager forpersonens funktioner ved dennes fravær.

Kassererens hovedfunktioner: 

• Tegner Kulturråd Lolland sammen med de 2 øvrige medlemmer af Forretningsudvalget. 
• Udarbejder dagsorden til bestyrelsesmøder i samarbejde med forperson og næstforperson.
• Udarbejder løbende oversigt over Kulturrådets økonomi.
• Sikrer budgetoverholdelse.
• Udarbejder regnskab ved årets afslutning som godkendes af Bestyrelsen og forelægges på næstkommende Repræsentantskabs møde.  

Sekretærens hovedfunktioner:     

• Udarbejder og udsender dagsorden i samarbejde med forperson/næstforperson.
• Referent ved møder.
• Sender referat af bestyrelsesmøder til Bestyrelse samt Kultur- og Fritidssekretariatet i Lolland Kommune.
• Administrerer og arkiverer dokumenter samt opdaterer oplysninger i ForeningLet.

Kommunikationsudvalgets hovedfunktioner: 

• Varetager sociale medier (SoMe); f.eks. Facebook, til formidling af medlemmernes/egnens kulturelle aktiviteter. 
• Udarbejder nyhedsbreve samt materiale mht. promotion af Kulturrådet.
• Udvikler og vedligeholder Kulturrådets hjemmeside. 
• Udarbejder pressemeddelelser og varetager PR aktiviteter; jfr. kommunikationsstrategi.

Bestyrelsesmedlemmers hovedfunktioner:

• Synliggør og engagerer Kulturrådet i det lokale kulturliv.
• Sikrer en ligelig fordeling mht. Kulturrådets fokus på aktiviteter, set ud fra en genremæssig, kulturel, aldersmæssig og geografisk spredning i Lolland Kommune.
• Deltager i ad hoc arbejdsgrupper nedsat af Bestyrelsen i samarbejde med Forretningsudvalget. 
• Tilstræber at have overblik over kulturelle foreninger, personer, sammenslutninger som har tegnet medlemsskab i Kulturrådets Repræsentantskab.
• Holder kontakt til foreninger, der er medlem af Repræsentantskabet. 
• Er opsøgende i forhold til foreninger og kulturaktører som potentielle medlemmer til Repræsentantskabet. 
• Giver tilbagemelding til den samlede Bestyrelse vedr. input/informationer af betydning for Kulturrådets arbejde, herunder eventuelle kulturelle problemstillinger.

Arbejdsgruppernes hovedfunktioner:

Forretningsudvalget beslutter sammen med Bestyrelsen, at nedsætte ad hoc arbejdsgrupper, der skal håndtere konkrete, afgrænsede og evt. tilbagevendende opgaver med et tydeligt mål samt tidsfrist. F.eks.:

• Planlægger/koordinerer Kulturkonference i samarbejde med Lolland Kommune og/eller andre kulturelle events som Kulturrådet ønsker at understøtte.
• Holder sig orienteret og evt. kontakt til kommunale, regionale og nationale tiltag med betydning for egnens kulturelle liv.

Forretningsudvalgets (Forperson, Næstforperson og Kasserer) hovedfunktioner: 

• Holder sig orienteret om den politiske dagsorden på det kulturelle område i Lolland Kommune. 
• Varetager kommunikation med Lolland Kommune, såvel administrativt som politisk, samt kommunikation med andre kulturelle samarbejdspartnere.
• Sikrer at der udarbejdes høringsforslag, der vedtages af Bestyrelsen, overfor det politiske udvalg ift. kulturprojekter, uddeling af midler til kulturelle tiltag samt eventuelle fremtidsplaner for kulturen i Lolland Kommune.
• Udarbejder dagsorden til Bestyrelsens møder.
• Udarbejder indkaldelser/dagsorden til såvel møder med Repræsentantskabet som Generalforsamlingen.  
• Administrerer Bestyrelsens beslutninger, samt tager ansvar for Kulturrådets drift jfr. vedtægter, forretningsorden og kommunikationsstrategi.
• Stiller forslag om nedsættelse af arbejdsgrupper til konkrete opgaver, sikrer både opgavernes fremdrift, og at der sker en orientering/status til Bestyrelsen.
• Supporterer Bestyrelsen, herunder arbejdsgrupperne. 
• Orienterer Bestyrelsen via e-mail, om væsentlige og akut opståede sager imellem bestyrelsesmøderne.
• Er en samlende faktor samt varetager Kulturrådets interesser i forhold til vedtægterne.
• Er ansvarlig for at der udsendes nyhedsbreve til Repræsentantskabet.

Definitioner

§ 2 Mødeindkaldelse

Stk. 1: Bestyrelsesmøder indkaldes af Forretningsudvalget. 

Stk. 2: Forslag til dagsordenspunkter fra bestyrelsesmedlemmer indsendes via e-mail til Forretningsudvalget senest 10 dage inden bestyrelsesmødet. 

Stk. 3: Herefter fastlægges dagsordenen af Forretningsudvalget. Dagsorden udsendes senest 7 dage inden mødet. 

Stk. 4: Såfremt et bestyrelsesmedlem fremsætter ønske om behandling af et punkt efter modtagelsen af dagsordenen (forud for mødet eller på mødet ved godkendelsen af dagsordenen), kan dette punkt optages på dagsordenen, når alle bestyrelsesmedlemmer er enige herom eller hvis punktet er uopsætteligt. Er dette ikke tilfældet, behandles punktet på det næstkommende bestyrelsesmøde.

§ 3 Dagsordenens indhold

Stk. 1: Dagsordenen skal mindst indeholde følgende punkter:

1. Godkendelse af dagsorden 
2. Godkendelse af referatet fra sidste bestyrelsesmøde
3. Nyt fra Forretningsudvalget ved formanden
4. Økonomisk status ved kasserer
5. Nyt fra Kommunikationsudvalget
6. Information fra igangværende arbejdsgrupper
7. Kulturrelevant nyt fra bestyrelsesmedlemmer
8. Kommende dagsordenspunkter/emner og opgaver for første halvdel af 2024/25
9. Kommende møder – dato og sted
10. Evt.

§ 4 Bestyrelsesmøder

Stk. 1: Bestyrelsen fastlægger på det første bestyrelsesmøde, efter Repræsentantskabsmødet/Generalforsamlingen, bestyrelsesmøder for det kommende år. Bestyrelsesmøder bør afholdes regelmæssigt og med mindst 6 møder årligt. I øvrigt afholdes bestyrelsesmøder, når dette ønskes af et medlem af bestyrelsen.

Stk. 2: Møderne kan afvikles som fysiske og/eller elektroniske møder. Møderne afholdes så vidt muligt på skift i Maribo og Nakskov i Lolland Kommunes mødelokaler, men der tages hensyn til mødedeltagernes hjemadresser for at spare kørsel- og transportudgifter. 

Stk. 3: Der dækkes kørsel/transportudgifter til møder og arrangementer, hvis mødet ligger > 10 km. fra ens hjemadresse. Der skal udfyldes bilag som sendes til kasserer, der indsætter beløbet på medlemmets NemKonto. Der henstilles så vidt muligt til samkørsel.

Stk. 4: Bestyrelsen kan bede andre personer om at deltage i et bestyrelsesmøde, men disse vil ikke have stemmeret. 

Stk. 5: Bestyrelsessuppleanter inviteres med ved bestyrelsesmøderne, men uden stemmeret. Suppleanter skal have dagsorden og referat tilsendt på linje med Bestyrelsen.

§ 5 Beslutningsdygtighed

Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når halvdelen af samtlige medlemmer deltager.

§ 6 Mødeledelse

Stk. 1: Formanden, og i dennes fravær næstformanden, leder bestyrelsesmøderne.

Stk. 2: Der tilstræbes enighed i Bestyrelsen. Beslutninger vedtages i øvrigt med almindeligt flertal, hvor hvert medlem har én stemme. Ved stemmelighed er formandens, og i dennes fravær næstformandens, stemme afgørende.

Stk. 3: Ved behandlingen besluttes nærmere om opfølgningen på de enkelte sager.

§ 7 Referat  

Stk. 1: Forretningsudvalget drager omsorg for, at der udarbejdes referat af bestyrelsesmøder. Referaterne skal både indeholde forhandlingerne og beslutningerne. Referater arkiveres i ForeningLet, så Kulturrådet til enhver tid kan genfinde bestyrelsesreferaterne. 

Stk. 2: Ethvert bestyrelsesmedlem har ret til at få et forbehold i forhold til en vedtaget beslutning noteret i referatet. 

Stk. 3: Referat udsendes via e-mail til samtlige bestyrelsesmedlemmer senest 7 dage efter mødets afholdelse. 

Stk. 4: Referater af bestyrelsesmøder godkendes på det følgende bestyrelsesmøde.

Stk. 5: Referater af bestyrelsesmøder sendes som orientering/arkivering til Kultur- og Fritidssekretariatet i Lolland Kommune. 

§ 8 Beslutninger uden for møde

Et flertal i Bestyrelsen kan træffe afgørelse om afgrænsede emner via e-mail eller på lignende måde. Dog kan ethvert bestyrelsesmedlem kræve emnet behandlet på et møde. 

§ 9 Inhabilitet 

Stk. 1: Såfremt Bestyrelsen skal træffe beslutninger, hvori et eller flere medlemmer har en særlig personlig interesse, der kan stride mod foreningens interesser, er disse ikke berettiget til at deltage i behandlingerne eller afstemningerne.

Stk. 2: Det pågældende bestyrelsesmedlem skal informere Bestyrelsen om forholdet, så Bestyrelsen kan afgøre, om der foreligger inhabilitet. 

§ 10 Tavshedspligt

Stk. 1: Medlemmerne af Bestyrelsen er forpligtet til ikke over for nogen uberettiget at videregive, hvad de under udøvelsen af deres hverv har fået kendskab til. Forhold, der i sagens natur skal bringes til tredjemands kundskab, anses ikke for at være uberettiget videregivelse.

Stk. 2: Forpligtelsen gælder fortsat efter hvervets ophør.

§ 11 Kompetence

Stk. 1: Inden for rammerne af anvisningerne i nærværende forretningsorden er et bestyrelsesmedlem bemyndiget til at handle på foreningens vegne i det omfang det er nødvendigt for udførelsen af de opgaver og funktioner, som bestyrelsesmedlemmet har. 

Stk. 2: Såfremt en sag ikke tåler udsættelse, er Forretningsudvalget bemyndiget til at disponere på bestyrelsens vegne. Forretningsudvalget skal dog så vidt muligt søge godkendelse hos et flertal af Bestyrelsens medlemmer, og i alle tilfælde skal Bestyrelsen efterfølgende orienteres hurtigst muligt.

§ 12 Økonomiske dispositioner

Stk. 1: Foruden kassereren skal forperson have adgang til at følge dispositioner på foreningens konti i Lollands Bank.

Stk. 2: Kassereren sørger for, at Bestyrelsen modtager økonomisk kvartalsopfølgning. 

Stk. 3: Ethvert bilag skal attesteres. Kasserer og forperson er bemyndiget til at attestere alle udgiftsbilag. Bilag opbevares i en fysisk regnskabsmappe. Regnskabet arkiveres i ForeningLet som en fortløbende Excel-fil. 

§ 12 Adfærdspolitik

Stk. 1: Bestyrelsen kan fastsætte en adfærdspolitik, der beskriver relevante emner om adfærd i foreningens regi.

§ 13 Presse 

Stk. 1:  Kommunikationsudvalget og Forretningsudvalget er presseansvarlig. 

Stk. 2: Bestyrelsesmedlemmerne kan frit udtale sig over for omverdenen om egne holdninger, men udtalelser, som fremsættes på Kulturråd Lolland eller Bestyrelsens vegne, skal kanaliseres gennem den presseansvarlige og/eller formanden. 

§ 15 Ændring

Ændringer i forretningsordenen vedtages på bestyrelsesmøder med 2/3 flertal.

Således vedtaget på bestyrelsesmødet den 20. november 2025

Grete Breinhild

Forperson

Version 3.0/20-11-202

Definitioner:

Kulturaktører: Foreninger og enkeltpersoner der beskæftiger sig med kunst og kultur, men ikke har tilmeldt sig Kulturrådets Repræsentantskab.

Repræsentantskabet: Tilmeldte foreninger og enkeltpersoner.

Samarbejdspartnere: Offentlige kulturinstitutioner.